„Postęp zawdzięczamy niezadowolonym” napisał kiedyś angielski pisarz Aldous L. Huxley. Myślę, że postęp zawdzięczamy również niecierpliwym. Tym, którzy pragną mieć wiedzę najbardziej aktualną, wiarygodną i całościową – i to teraz, zaraz, natychmiast. Chcą mieć szybki dostęp do informacji na temat wszystkich aspektów prowadzonego biznesu: niezależnie od branży i zasięgu działalności. Na dodatek informacje podane w taki sposób, by można je było przeanalizować z każdej możliwej strony. Bo kto więcej wie – może więcej, może szybciej i potrafi lepiej. W sferze zarządzania pragnienia te powodują ewolucję systemów zarządzania.
System to – mówiąc najprościej – uporządkowany logicznie układ elementów. Osoby prowadzące nowoczesny biznes (oparty na rozwiązaniach informatycznych) interesuje jednak coś więcej – to system zintegrowany. Jest to takie oprogramowanie, które spełnia kilka oczekiwań:
- Rejestruje zdarzenia gospodarcze
- Umożliwia przygotowywanie niezbędnej sprawozdawczości
- Pomaga planować zbyt, albo produkcję
- Zawiera wszystkie raz wprowadzone informacje
Najważniejsze w systemie zintegrowanym nie są jednak same „funkcje techniczne”. Na początku i na końcu każdego systemu zawsze stoi żywy, myślący człowiek, który prowadząc działalność gospodarczą oczekuje pomocy (informacji, informacji, informacji…) przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
System, nawet ten najbardziej zintegrowany, nie podejmie sam za niego decyzji, ale poda informacje niezbędne do dokonania najlepszych w danym momencie wyborów. Zrobi to automatycznie, więc nie narazi się niecierpliwym, którym wystarczy, że całą swoją cierpliwość poświęcili na ocenę, wybór i na rzetelne wdrożenie systemu oraz wprowadzenie (a raczej import) danych. Poda je w formie raportów, analiz, zestawień, raportów, statystyk…Poda je nie na tacy, lecz na ekranie, wykresie, czy w formie wydruku żądanych zestawień.
Pozwoli to zaplanować zasoby przedsiębiorstwa i związane z nimi procedury finansowe. Nie tylko te związane z zarządczą rachunkowością finansową, ale inne – nie wyłączając księgowości zarządczej, cash flow i rachunków kosztów działania. To właśnie nazywamy w skrócie ERP – Planowaniem Zasobów Przedsięwzięcia (Enterprise Resource Planning).
ERP obejmuje całościowo procesy produkcji i dystrybucji, a co za tym idzie integruje systemowo wszelkie sfery działalności firmy. Wspiera nie tylko zarządzanie operacyjne, lecz jednocześnie pomaga w zarządzaniu strategicznym. Czynnikiem osiąganym są również efekty czysto ekonomiczne: obniżenie stanu zapasów, przyspieszenie procesów sprzedaży, wzrost rentowności, czy ułatwienie pracy personelowi (np. zamiana „ręcznego” wykonywania dokumentów na zautomatyzowane, elektroniczny obieg informacji).
Systemy zintegrowane stosowane coraz częściej w przedsiębiorstwach nie są znamieniem sezonowej mody, ale wyrazem potrzeb współczesnych firm i możliwości ich zaspokojenia za pomocą narzędzi informatycznych. Jeśli dodamy do tego kolejne narzędzia pozwalające na elektroniczny obrót dokumentami, usługami, towarami (e-biznes), to nasz system daje kolejne możliwości, ale to już inna karta tej samej historii.
